Não há como fugir. De fato, uma das principais atribuições do setor de Recursos Humanos é o controle de presença dos seus colaboradores. É fundamental saber que horas eles entraram, saíram, tempo de almoço e entre outros. Nisso, é comum surgir a dúvida sobre como preencher a folha de ponto ou simplesmente como fazer o controle de horário.
Em boa parte das organizações, a folha de ponto Excel é presença garantida. Essa pode ser uma folha de ponto simples, no qual estão dispostos os dados principais de controle de frequência do colaborador. Mas também existem folhas de ponto avançadas e com diversos recursos. Entretanto, em ambos os casos, empresas já vêm se atualizando com softwares de RH para controle de horas adaptado para à reforma trabalhista. Eles permitem que seja feito um controle digital do ponto. Esperamos que a sua empresa seja uma delas!
Afinal, se torna cada vez mais ultrapassado se preocupar como preencher a folha de ponto de forma manual, quando existem programas e sistema de folha de ponto online. Mas vejamos como fazer o controle de frequência dos colaboradores abaixo! Também disponibilizamos para você baixar uma planilha de folha de ponto grátis!
Índice
- Como fazer o controle de horário dos colaboradores?
- Fórmula da folha de ponto Excel
- Baixe sua planilha de folha de ponto Excel
- Relógio de ponto e controle de presença online
- ✅Descubra o relógio de ponto e outras funcionalidade do Software da Factorial! Faça um teste de 14 dias aqui!
Como fazer o controle de horário dos colaboradores?
Como falamos, são inúmeras as maneiras de preencher a folha de ponto. Há empresas que preferem a folha de ponto individual ou folha de ponto para equipes de alta performance. Aliás, o sistema de ponto pode ser flexível e permitir que o funcionário tenha liberdade para alterar horários. Esse tipo de controle têm se tornado mais comum nos espaços de trabalho em que a meta é cumprir as tarefas. Além de também ser o caso de colaboradores que cumprem as regras do regime de teletrabalho, também conhecido como home office e regulamentado pela Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).
Dito isso, vamos ao que interessa. Em sua maioria, a folha de ponto fornece dados essenciais sobre o colaborador e empresa. Nome, cargo, o período da folha de ponto (semana, mês), se possui chefe/gerente – assim como, quem é – e nome do departamento a qual faz parte. Algumas empresas também possuem código individuais de funcionários ou outras formas de identificação. Assim, essas também podem ser adicionadas.
Saiba que é simples preencher a folha de ponto no Excel, vamos apresentar abaixo uma versão que traz as principais informações. Neste exemplo abaixo, temos os horários de entrada e saída do colaborador separados por períodos do dia. Eles seriam neste caso de manhã e a tarde. Note que uma das colunas tem um espaço exclusivo para o tempo de almoço. Depois, temos as horas totais trabalhadas no dia e um campo para a assinatura.
Dessa maneira, quais são as responsabilidades do colaborador quanto ao ponto? Neste exemplo, ele deve adicionar hora de entrada, hora de saída e tempo de almoço. Em seguida, com a fórmula que logo explicaremos, a planilha se ocupa de somar as horas trabalhadas no Excel.
Fórmula da folha de ponto Excel
Como esta é uma folha de ponto simples, então somente teremos duas fórmulas. A primeira trata de tornar visível as horas trabalhadas no dia e a segunda as horas trabalhadas no período definido. Ou seja, no nosso exemplo é a semana. Para adicionar as horas de um único dia, insira uma fórmula simples = SUM(D3- C3-E3) na célula “Total de horas” no final do primeiro dia útil (F7 neste exemplo). Depois que um colaborador tiver adicionado o seu horário nas células “hora de entrada” ,”hora de saída” e o tempo que ficou fora para o almoço, o tempo total será agregado automaticamente ao campo “horas totais”.
Para continuar que essas horas sejam somadas no restante dos dias da semana é fácil. Basta clicar com o botão direito do mouse na cédula que contém a fórmula acima, copiar e colar no restante de cédulas abaixo dessa primeira. E colocando o número da linha correspondente à soma, como por exemplo, D7-C7-E7, para a quinta-feira da semana, dia 4.
Bom, agora é hora de inserir a fórmula para as horas trabalhadas da semana. Isso consiste em somar as horas trabalhadas que estão presentes em “horas totais”. Escolha a cédula onde será inserida essa soma e escreva = SUM ( F3: F8). Pois os campos do tempo total de trabalho diário estão todos na coluna E, a começar pela linha número 3 e terminar pela linha número 8. Sendo assim, esta fórmula adiciona todos os valores na coluna E que estão entre as linhas 3 e 8.
Pronto! Agora você sabe como preencher a folha de ponto Excel. Compartilhe com os colaboradores da empresa e explique as principais funções da planilha. Também disponibilize o e-mail do responsável por esse controle de frequência dos colaboradores, caso apareça alguma dúvida.
Caso seja possível, faça um tutorial sobre como preencher a folha de ponto. A maneira mais prática de explicar o sistema de ponto Excel é gravar um vídeo mostrando um exemplo e as facilidades dessa folha de ponto que você criou. Mas é claro, para isso todo devem ter acesso à internet e dispositivos para visualizar o vídeo.
Baixe sua planilha de folha de ponto Excel
Faça o download do nosso modelo de folha de ponto e comece a fazer o controle de presença dos seus colaboradores! Assim, você também não perde tempo criando uma planilha do zero. Baixe aqui o modelo.
Relógio de ponto e controle de presença online
Realizar cada etapa da folha de ponto Excel que explicamos acima pode levar tempo. Assim como, ser uma tarefa manual cansativa, tanto para o departamento de RH quanto para o colaborador. Dessa maneira, são diversas as tecnologias de Recursos Humanos de jornada de trabalho que têm intuito de otimizar esse processos, assim o setor foca no que importa: seus colaboradores.
A Factorial possui um Software de relógio de ponto e controle de presença automatizado, fácil de marcar horários de entrada e saída, e disponível para diversas plataformas. O que isso significa? Os colaboradores podem registrar o ponto no computador, pelo aplicativo da Factorial ou escaneando um QR Code na entrada do escritório disponível em um tablet, por exemplo.
Além disso, o gestor também tem a função de geolocalização, em que pode ativar o modo para verificar de onde o colaborador está registrando o ponto. Em qualquer momento, também ver quando o colaborador iniciou seu turno e saiu. Outra funcionalidade é que são criados relatórios sobre a frequência dos colaboradores, uma ótima maneira de realizar a gestão e avaliar esses dados.
Texto escrito por Maria Esther Castedo
