Independente do tipo do seu contrato de trabalho, um dos temas mais importantes para o trabalhador e para os responsáveis de recursos humanos é o monitoramento da jornada de trabalho e das horas extras. Muitos trabalhadores e pequenas e médias empresas tem dúvidas sobre como calcular as horas trabalhadas e o valor das horas extras. Principalmente depois da reforma trabalhista das últimas atualizações do Ministério do Trabalho.
Tudo isso, resulta em horas de trabalho para os departamentos de recursos humanos e gestão de pessoal. Já que precisam lidar com centenas de documentos, impressos e online para validar a jornada de trabalho da equipe.
Neste artigo, além de te ensinar a calcular as horas trabalhadas por cada funcionário e as horas extras semanais e mensais. Também vamos explicar os conceitos mais importantes sobre a jornada de trabalho segundo a CLT.
Além de mostrar algumas das melhores técnicas e ferramentas para monitorar as horas de trabalho e as horas extras dos colaboradores.
Para saber mais, é só seguir lendo ou clicar diretamente no assunto que te interessa no sumário:
Sumário
- A regulação da jornada de trabalho de acordo com a reforma trabalhista
- As horas extras e o banco de horas segundo a CLT
- Outras razões para calcular as horas trabalhadas de cada funcionário
- Como o relógio de ponto da Factorial pode te ajudar a calcular as horas de Trabalho
- Como calcular as horas trabalhadas em um excel
- Excel vs Software de relógio de ponto
- Registre-se agora e comece a usar o software da Factorial gratuitamente
A regulação da jornada de trabalho de acordo com a reforma trabalhista
Segundo o artigo 74, parágrafo 2º, da CLT, “para os estabelecimentos de mais de vinte trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico”. O Ministério do Trabalho adverte que este controle e comprovação devem ser feitos pelo empregador.
Vale ressaltar aqui que a medida valia anteriormente para estabelecimentos de mais de dez funcionários e foi alterada em 2019.
A reforma trabalhista também afirma que o registro do ponto deve ser feito mesmo que o funcionário não trabalhe no local principal da atividade. Isso significa que mesmo aqueles colaboradores que trabalham em um modelo de home office, precisam registrar o seu horário de trabalho. E os trabalhadores que trabalham com jornadas flexíveis também. Lembrando que os dados da jornada de trabalho, turnos e dias de trabalho devem constar sempre no contrato.
O incumprimento destas leis pode acarretar a multas que vão de R$1.000,00 a R$10.000,00, dependendo da gravidade do caso. Por isso, e para evitar possíveis processos trabalhistas, é necessário monitorar a jornada de trabalho de cada funcionário.
As horas extras e o banco de horas segundo a CLT
A quantidade de horas de trabalho conforme a reforma trabalhistas
Segundo o Artigo 59 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) as horas extra da jornada de trabalho não podem exceder a duas para aqueles funcionários que trabalham num regime de 44 horas semanais (ou 8 horas diárias). No entanto, este limite nao vale para aqueles profissionais que trabalham num regime de 12×36. Quando é possível trabalhar 12 horas e descansar 36. De acordo
Valor das horas extras
O mesmo artigo atesta que as horas extras devem valer, pelo menos, 50% a mais do que as horas normais de trabalho. Além disso, devem ser pagas no mesmo mês corrente.
Se as horas extras são trabalhadas de noite, soma-se um 20% referente ao adicional noturno. E se estas sao relativas a domingos e feriados valem 100% a mais do que uma hora normal de trabalho.
Compensação das horas excedentes
No entanto, as horas excedentes podem ser compensadas pela diminuição de horas trabalhadas em outros dias. Para isto, deve haver um acordo ou convenção coletiva. Além disso, as horas excedentes não podem ultrapassar as 10 horas semanais e devem ser usadas dentro de 1 ano.
Banco de horas
Quanto ao banco de horas, este pode existir em uma empresa caso pactuado por escrito entre empregador e trabalhadores. Porém, a compensação de horas deve ser utilizada num período máximo de seis meses.
Caso um funcionário seja demitido ou saia da empresa, as horas extras devem ser pagas integralmente.
Outras razões para calcular as horas trabalhadas de cada funcionário
Além dos motivos legais e financeiros que envolvem o cálculo das horas dos funcionários, é possível extrair outros dados importantes ao monitorá-las.
Pontualidade
Ao monitorar as horas de entrada e saída dos colaboradores, é possível verificar a pontualidade e o comprometimento deles com os horário e, como consequência, com os objetivos da empresa. Este item é especialmente importante para os setores e profissionais que dependem de um horário fixo. Como funcionários de bancos, de atendimento ao cliente e prestadores de serviço.
Gestão de turnos
Muitos funcionários e empresas trabalham com a rotação de turnos. Ter um monitoramento eficiente das horas trabalhadas pelos funcionários de empresa, também significa se certificar que os turnos estão sendo cumpridos. Se não há intervalos sem colaboradores ou períodos com mais funcionários ao mesmo tempo.
Organização da empresa
É possível ter uma visão geral do comportamento de diferentes áreas e equipes dentro da empresa. E assim, motivá-los e acompanhá-los para o desenvolvimento dentro da empresa. Além disso, você consegue ver quais são os funcionários que trabalham em diferentes períodos, quem está no escritório em cada momento.
Como o relógio de ponto da Factorial pode te ajudar a calcular as horas de Trabalho
Como já deve saber, o software da Factorial foi pensado inteiramente para ajudar os departamentos de recursos humanos e gestores. Além disso, todas as funcionalidades foram desenvolvidas pensando nos funcionários, para facilitar os seus dia a dia. Por isso, oferecemos distintos recursos referentes ao cálculo de horas de trabalho e à jornada laboral.
Relógio de ponto digital
Uma das nossas principais funcionalidades é o relógio de ponto digital com o controle de presença. Nele, os funcionários podem registrar o seu ponto virtualmente, através do nosso software e de um usuário único para cada colaborador. Basta só um clique, na entrada, na saída e nos intervalos de descanso.
Todos estes dados se transformam em uma folha de ponto online que pode ser acessada tanto pelo colaborador, como pelos gestores. O relógio de ponto inteligente da Factorial, assim como as outras funcionalidades, está disponível em 8 idiomas e presente em 15 países. Assim, é possível calcular as horas trabalhadas de funcionários que trabalham em qualquer lugar do mundo.
Caso algum funcionários esqueça de registrar o seu horário de entrada ou saída, este também pode adicioná-lo manualmente depois. Basta ativar este recursos.
Aplicativo para Smartphone
Uma outra facilidade para os funcionários é o aplicativo para smartphone, desenvolvido tanto para iOS como para Android. O app possibilita o registro do horário de trabalho independente de onde estejam os colaboradores. Sem a necessidade de estar com o computador da empresa o tempo inteiro.
O app também disponibiliza dados como os funcionários que estão no escritório, os que estão ausentes (por diferentes motivos) e os que trabalham de casa. Além de uma sincronização automática com o seu portal do colaborador.
Geolocalização
Uma das principais novidades do sistema de recursos humanos da Factorial é a geolocalização. Ao ativar este recurso, os gestores podem saber de onde os colaboradores estão registrando o seu horário. Em qual escritório estão, ou em casa, caso estejam fazendo home office.
Código QR
Outra possibilidade do nosso sistema de relógio de ponto, é o registro da jornada de trabalho através de um código QR. O código QR pode ser aplicado em uma tela e o funcionário só precisa abrir o seu app, selecionar a opção de registrar o ponto por QR code e mirar a câmera do celular em direção a tela.
Esta opção pode ser ativada ou desativada a qualquer momento pelos administradores da conta. Para evitar fraudes, o QR code é atualizado constantemente, assim cada funcionário se registra com um código diferente.
Gestor de horários
Para tirar a carga de trabalho de uma só pessoa do departamento de recursos humanos, o software da Factorial oferece a possibilidade de atribuir gestores para aprovarem ou rejeitarem as folhas de ponto. As permissões destes gestores estão conectadas ao organograma da empresa e às equipes, assim, você não perde nenhum dado. Assim, a tarefa de calcular as horas trabalhadas de cada funcionário não fica restrita só aos recursos humanos.
Assinatura digital e verificação das horas
Uma outra facilidade que oferecemos é a assinatura digital. Com ela, os gestores podem validar todas as folhas de ponto da equipe. Além disso, a assinatura digital pode ser usada para todos os documentos da empresa, como contratos, folhas de pagamento, holerites, contracheques, entre outros.
Arquivos guardados na nuvem com segurança
Todas as informações que guarda da nossa base na nuvem são criptografadas e trabalhamos com as normas mais estritas de segurança. Assim, não precisa ter medo de ter os seus dados violados.
Também nos comprometemos com o Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR). Isto significa que todos os nossos usuários podem acessar a qualquer momento todos os seus dados e exercer o seu direito de cancelamento. Para saber mais sobre os protocolos e certificados de segurança da Factorial, acesse a nossa página de segurança.
Como calcular as horas trabalhadas em um Excel
Muitas empresas realizam o cálculo de horas de trabalho de um funcionário a partir de planilhas de Excel. Nestas, os colaboradores preenchem mensal ou semanalmente os seus horários de saída e entrada na empresa. Este documento, seja ele escrito ou virtual, também é chamado de folha de ponto.
No entanto, é necessário mais do que preencher uma folha de ponto com os horários de cada um. Fazer as contas de cada funcionário, com o total de horas excedentes e restantes no final do mês pode ser cansativo.
Aqui explicamos o paso a paso de como criar uma fórmula de cálculo de horas em uma planilha de Excel.
Formato
Ao criar a sua planilha em Excel, certifique-se de que a primeira coluna corresponde ao dia do mês no formato dd/mm/aa. Se quiser, também pode editar o formato da data para que apareça o dia da semana.
Na segunda coluna colocaremos o horário de entrada, na terceira a saída e na quarta o tempo de almoço. A última coluna é corresponde ao número total de horas trabalhadas cada dia e é onde vamos adicionar uma fórmula.
Horários e fórmula das horas trabalhadas no dia
Para esta tabela não vamos usar o formato de hora, mas o formato de duração. Preenchemos a segunda, a terceira e a quarta coluna e na última inserimos uma fórmula. A fórmula de cálculo é =SUM(C2-B2-D2). Agora é só copiar a fórmula e fazer o mesmo para os outros dias, considerando que cada dia é uma linha diferente.
Total de horas trabalhadas
No exemplo a seguir vamos utilizar as horas trabalhadas numa semana, mas o mesmo poderia ser aplicado para o mês. É só usar a fórmula de cálculo do Excel e somar todas as células da última coluna. De acordo com o exemplo abaixo, este funcionário trabalhou 40 horas e 15 minutos em uma semana.
Ter uma folha de ponto pode parecer algo simples de manejar. No entanto, é necessário verificar que cada funcionário preencha as planilhas e que a fórmula de cada uma esteja certa. Além disso, é importante verificar se todos estão cumprindo o seu horário de trabalho e turnos adequadamente e enviar e-mails periodicamente para
Excel vs Software de relógio de ponto
Ferramenta criada especificamente para os recursos humanos
Como falamos anteriormente, o Excel pode ser útil para calcular as horas trabalhadas para a sua própria organização. No entanto, o Excel não oferece nenhuma planilha focada especificamente em recursos humanos. Além de não considerar variáveis como férias, home office e todos os tipos de ausência. Um software de recursos humanos integrado com um relógio de ponto inteligente, além de considerar estas variáveis, considera os turnos de cada funcionário e o perfil individual de cada um dentro do sistema.
Dados centralizados numa mesma plataforma
Além de identificar os dados de cada usuário e conectá-los às outras funcionalidades do sistema, este centralizada todas as suas informações. Assim, não é necessário abrir cada planilha de Excel e contabilizar os dados de cada funcionário e cruzar as informações de turnos e cargos. Assim, os gestores só precisam abrir apenas um site para resolver tudo.
Notificações automáticas
Um sistema de recursos humanos, como o da Factorial, é capaz de gerar notificações automáticas por e-mail aos funcionários e gestores. Assim, todos são lembrados de quando necessitam preencher as folhas de presença ou aprová-las. Além disso, você pode criar workflows automáticos para diferentes funcionalidades e documentos que possui no software de recursos humanos da Factorial.
Fácil de usar e desenvolvido para os funcionários
O software de recursos humanos da Factorial foi criado especificamente para os funcionários. Por isso, a sua interface é simples e é muito fácil de usar para qualquer colaborador, desde os estagiários até o CEO de uma empresa. Basta um cliques e as tarefas cansativas de recursos humanos e os cálculos de horas trabalhadas estão resolvidos em segundos.
Registre-se grátis e comece a usar o software da Factorial
Na Factorial queremos ajudar todas as empresas, funcionários e departamentos de recursos humanos a se digitalizarem. Por isso, estamos disponibilizando o nosso software de RH gratuitamente para os novos usuários. O período de teste gratuito será ilimitado até o fim do período de quarentena causado pelo covid-19.
Para se cadastrar na Factorial, basta preencher as informações básicas da sua empresa, e você não precisa adicionar nenhum dado de pagamento. Depois que confirmar o seu cadastro, você pode utilizar todas as funcionalidades que quiser e adicionar toda a sua equipe no sistema.
Cada um terá um usuário individual e poderá acessar ao seu próprio portal do colaborador. Se tiver qualquer dúvida, basta entrar em contato com a nossa equipe de suporte e te ajudaremos o mais rápido possível.
