Se você chegou aqui, deve estar se perguntando: o que é o E-social? Bom, o E-social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma iniciativa do Governo Federal para reunir em uma única plataforma online informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Dessa forma, os formulários individuais saem de cena e dão lugar a um banco de dados unificado, onde, mensalmente, os empregadores devem inserir as informações acerca de seus funcionários contratados com carteira assinada.
O projeto foi idealizado em 2014 e, na ocasião, o ministro do Trabalho e Emprego de então, Manoel Dias, declarou que a nova estrutura era uma “maneira mais fácil e mais simples de prestação de informações dos empregadores ao governo”.
Além disso, é importante ressaltar a economia de papel que a guinada digital promove, já que muitos documentos passam a ser tramitados virtualmente. Por exemplo, antes as folhas de pagamento eram geradas e armazenadas para fiscalizações; agora não necessitam de armazenamento físico, uma vez que são enviadas à plataforma.
Que tal conhecer mais sobre o E-social? Abaixo falamos sobre o início do projeto e quais são suas vantagens.
Índice
- O efeito do E-social
- Como se adaptar às exigências do E-social?
- Quem deve utilizar o sistema E-social e quando deve começar a usá-lo?
- Novo e-Social: quais são as últimas atualizações
O efeito do E-social
Para implementação, o projeto contou com a atuação de diferentes órgãos, como Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério da Economia. O investimento no e-Social, em sua maior parte focado na tecnologia da informação, alcançou a cifra de R$ 100 milhões de reais.
Segundo dados do governo, em junho de 2020, aproximadamente 40 milhões de trabalhadores já integravam a base do sistema E-social, o que comprova o empenho das empresas em aderirem ao programa – quando for totalmente implementado, o sistema deve reunir a informação de mais de 44 milhões de trabalhadores.
A implantação do E-social trouxe novas exigências às empresas e às tarefas executadas pelos profissionais de RH. Isso porque a plataforma exige que as companhias adequem os seus processos internos para que sejam respeitados tanto o prazo de migração para a plataforma como o prazo de envio das informações empresariais.
Caso contrário, a organização ficará sujeita a penalidades por não cumprimento das regras. E, já que tudo acontece agora no ambiente virtual, o mesmo vale para a fiscalização, que pode ser feita online, incluindo multa em tempo real.
Se você ainda tem dúvidas sobre o que é E-social, quais os prazos e as últimas mudanças, neste post você pode se atualizar sobre todas as questões relacionadas ao tema. Confira!
Como se adaptar às exigências do E-social?
O E-social cobra dos usuários uma série de controles internos, adequações de regras e rigidez nos prazos para que se possa cumprir com as exigências do sistema. Antes de entrar no tema de como fazer o E-social é preciso saber do seguinte abaixo.
Com a gestão de dados para facilitar os processos de inserção das informações, o profissional de RH deve ter na ponta da língua quais são as obrigações que serão substituídas por eventos preenchidos diretamente na plataforma:
- Folha de pagamento
- Quadro Horário de Trabalho (QHT)
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
- Livro de registro de empregado
- Comunicação de acidente de trabalho
- Comunicação de dispensa
- Perfil profissiográfico previdenciário (PPP)
- Carteira de Trabalho e Previdência Social
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf)
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
- Informações à Previdência Social
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais)
Aliás, atenção! O governo não só cobra que as informações sejam enviadas dentro de um prazo como também exige qualidade nos dados compartilhados.
Com o objetivo de se adequar à fiscalização, crie um sistema para juntar documentos e opte pela centralização das informações. Adicionalmente, crie e revise as seguintes tarefas com frequência:
- Verificação dos cálculos trabalhistas e previdenciários;
- Definição de um cronograma para coleta de informações e lançamento no sistema;
- Estabelecimento de uma boa comunicação entre o setor de RH, o setor financeiro, o setor jurídico e o setor de TI para não enviar informações incorretas;
- Digitalização dos procedimentos burocráticos internos.
Quanto ao último item, o ideal é deixar para trás processos arcaicos e introduzir no RH um software para gerenciar os processos da área. Com isso, facilita-se a separação de documentos para posteriormente enviá-los por meio do E-social.
Quem deve utilizar o sistema E-social e quando deve começar a usá-lo?
O E-social deve ser usado por empresas (independentemente do porte) e também pessoas físicas que também contrata os serviços de um(a) colaborador(a).
Para facilitar a implantação do sistema, o governo dividiu inicialmente em 4 grupos (empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões, empresas com faturamento de até R$ 78 milhões, empresas optantes pelo Simples Nacional e órgãos públicos/organismos internacionais). No entanto, o 4º grupo foi desmembrado para a criação do Grupo 5 (entes estaduais e do Distrito Federal) e Grupo 6 (entes municipais, comissões polinacionais e consórcios públicos).
Cada um desses grupos possui um cronograma dividido em fases de implementação, sendo que cada uma corresponde a uma etapa de introdução de eventos específicos.
Boa parte das empresas já realizaram o cadastro do empregador e dos colaboradores e, atualmente, já registram eventos não periódicos (refere-se às tarefas enviadas ocasionalmente, por exemplo, admissão ou desligamento de trabalhadores) e eventos periódicos (são as tarefas mensais, como folha de pagamento). Uma das últimas tarefas a serem digitalizadas no E-social é a segurança do trabalho e todas questões pertinentes a este tema.
A implementação do E-social já sofreu prorrogação por inúmeras vezes. Na teoria, a migração total deve terminar em 2023, mas o estado de calamidade pública suspendeu algumas implantações que estavam programadas para acontecer no segundo semestre de 2020, então o período de finalização pode sofrer alterações a serem divulgas pelos órgãos competentes.
Abaixo, reunimos o calendário do E-social com os eventos que já foram implantados e aqueles que ainda precisam ser introduzidos. Em especial, o cronograma do 1º e 3º grupo, que previa implementações para setembro e novembro de 2020, foi afetado pelo estado de calamidade.
Grupo 1
Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões.
Já implementados: Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos e Periódicos; Substituição da GFIP para Contribuições Previdenciárias; Nova GRFGTS.
Pendentes: Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação em setembro de 2020 suspensa).
Grupo 2
Empresas com faturamento até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
Já implementados: Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos e Periódicos; Substituição da GFIP para Contribuições Previdenciárias; Nova GRFGTS.
Pendentes: Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até janeiro 2021)
Grupo 3
Empresas optantes pelo Simples Nacional.
Já implementados: Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos
Pendentes:
Eventos Periódicos (implantação em setembro de 2020 suspensa)
Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até julho de 2021)
Grupo 4
Entes públicos federais e organizações internacionais.
Pendentes:
Cadastro do Empregador e Tabelas (implantação em setembro de 2020 suspensa)
Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos (implementação em novembro de 2020 suspensa)
Eventos Periódicos (implementação até maio de 2021)
Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até janeiro de 2022)
Grupo 5
Entes públicos estaduais e o Distrito Federal.
Pendentes:
Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores; Eventos não Periódicos; Periódicos (pendentes de definição); Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até julho de 2022)
Grupo 6
Entes municipais, comissões polinacionais e consórcios públicos.
Pendentes:
Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores; Eventos não Periódicos; Periódicos (pendentes de definição); Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até janeiro de 2023).
Como profissional de RH, é importante conhecer as datas de implementação para não perder o prazo e assim ficar sujeito a penalizações. Acompanhe com frequência as notícias de recursos humanos para estar ciente de qualquer atualização sobre o assunto.
Novo e-Social: quais são as últimas atualizações
Embora o E-social tenha começado a valer apenas em 2018, no ano seguinte já se discutiam mudanças no sistema. Uma das grandes queixas dos empresários que já usavam a plataforma era a quantidade de informações a serem preenchidas.
A partir de 2020, o governo lançou uma nova versão da plataforma e retirou a exigência de algumas informações que eram redundantes ou já estavam inseridas nas bases de dados governamentais. Além de trazer menos campos para preencher e deixar alguns em modo facultativo, a atualização instaurou o uso do CPF como identificação única do trabalhador.
A série de reformulações recentes tiveram como intenção promover a desburocratização e aumentar a facilidade na prestação de informações, trazendo mais segurança jurídica aos usuários.
Segundo uma nota informativa publicada pelo Governo Federal, as atualizações foram realizadas respeitando o investimento em capacitação e equipamentos que já havia sido feito pelas empresas e profissionais. Ou seja, a transmissão de dados via web service e outros procedimentos se mantiveram, sendo realizada apenas a flexibilização de algumas regras.
Como se trata de uma ferramenta recém-implantada, com certeza trará modificações em um futuro próximo. Por isso, não deixe de acompanhar o tema aqui no blog da Factorial.
Você tem alguma dúvida sobre o E-social? Deixe seu comentário abaixo!
Texto de Marcela Gava e edição de Maria Esther Castedo
