Uma das tarefas mais difíceis em tempos de teletrabalho é integrar os novos funcionários a empresa. Principalmente em um momento tão delicado como o que vivemos devido ao coronavírus. Muitos de nós somos obrigados a trabalhar em casa, seguindo as regras trabalhistas do trabalho remoto. Por isso, muitas empresas e equipes de RH possuem centenas de dúvidas sobre o que é onboarding, como fazer e como implementar.
Como realizar a integração de um novo funcionário que não está presente no escritório? Quais são as melhores ferramentas para realizar um onboarding online? Como gerenciar equipes em home office? Estas são apenas algumas das perguntas mais relevantes dos gestores em momentos como este.
O onboarding digital pode parecer algo complexo. Mas não se preocupe, é mais simples do que parece. Basta ter a equipe, as técnicas e as ferramentas certas. Para saber mais, continue a leitura deste artigo.
- Baixe o guia completo de Onboarding Online
- O que é onboarding: Antes de começar
- O Manual do Onboarding Digital
- Ferramentas essenciais para o teletrabalho
- A integração com a equipe
- A agenda de boas-vindas
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O que é onboarding: antes de começar
É necessário que os gestores e o departamento de recursos humanos realizem uma série de tarefas antes que o novo colaborador comece efetivamente a trabalhar. Assim que o candidato aceitar a oferta, prepare-se para a sua chegada!
Antes do onboarding, seja ele digital ou não, é necessário enviar um e-mail de confirmação ao novo funcionário e a sua nova equipe. Além de preparar os documentos essenciais, como o contrato, certifique-se que o colaborador tem todo o material necessário.
Caso este novo funcionário trabalhe remotamente, envie para sua casa os itens indispensáveis para o seu trabalho. Além de todo o material da empresa, verifique se ele possui uma boa conexão à internet e um local tranquilo para trabalhar. Para ajudá-lo nesse momento inicial, é interessante enviar também um kit de boas vindas. Presentes como uma camisa ou caderno da empresa, por exemplo, são uma maneira de motivar os novos colaboradores.
Em uma entrevista para a Factorial, a Juliana Marin do digio, nos contou a experiência da empresa com o processo! Leia aqui.
O Manual do funcionário para o Onboarding Digital
Assim que o novo funcionário entrar na empresa, é importante que este receba um manual de onboarding. Isto é, um documento com todo o necessário para os seus primeiros dias na empresa. Aí, é hora de explicar todas as normas da empresa, como férias, organograma, horário e a plataforma de recursos humanos, onde irão registar o horário de trabalho, os dias de folga, e muito mais.
Além disso, é importante apresentá-lo às ferramentas essenciais para se comunicar com as equipes e para exercer o seu trabalho. Os primeiros dias em uma empresa são cruciais para uma boa integração dos funcionários. Por isso, certifique-se que o manual recebido pelos funcionários seja claro e contenha todas as informações.
O seu formato pode variar, sendo um documento Word, uma apresentação, ou mesmo um vídeo. O importante é conteúdo.
A agenda de boas-vindas
Não se esqueça de organizar os primeiros dias do colaborador e o seu treinamento. Este é um dos passos principais ao entender o que é onboarding, e que fará toda a diferença para o funcionário.
Além de ter todas as informações em um documento, utilize um sistema inteligente de calendário online. O Google Calendar, por exemplo, pode ser bastante útil neste momento. Nele, é possível agendar reuniões e tarefas com distintos membros da equipe e administrá-las numa única página.
Compartilhamos com você abaixo alguns dos principais conteúdos que deve introduzir ao novo colaborador durante os primeiros dias:
- O que é o produto/serviço e o modelo de negócio da empresa? Agende reuniões com outros funcionários para que eles possam explicá-los. Nesta etapa, o novo funcionário também deve separar horas da sua semana para conhecer melhor o serviço da empresa.
- A cultura da empresa: Apresente videos e documentos sobre a cultura da empresa. Mais do que o serviço ou produto vendido pela companhia, explique a história, a visão e os valores desta.
- A função de cada colaborador: Além das ferramentas de uso geral para toda a empresa, existem os softwares e tarefas correspondentes a cada equipe. Peça para os gestores das equipes prepararem um manual para que o novo funcionário execute as suas tarefas diárias.
- O Follow up: Agende reuniões de follow up nas semanas seguintes. Tanto com o responsável de RH como com o gestor direto.
Ferramentas essenciais para o teletrabalho
Dentro do manual de onboarding online dos funcionários é necessário listar as ferramentas mais importantes da empresa. Sejam elas as plataformas que o colaborador necessitará dentro da sua equipe, como aquelas imprescindíveis para comunicar-se com todos e para facilitar o home office.
Para este período em que a maioria adotou o teletrabalho devido à quarentena, é importante utilizar os seguintes tipos de ferramentas:
- Canal de chat: Existem inúmeras plataformas que oferecem serviço de chat gratuito para empresas. O próprio telegram, ou o Slack, que utilizamos aqui na Factorial, sãos os melhores exemplos. Estes podem ser muito úteis para estabelecer a comunicação entre os funcionários desde o primeiro dia.
- Gestão e armazenamento de documentos na nuvem: Com soluções, como o google docs, é possível gerir documentos empresariais de qualquer lugar do mundo. Sem a necessidade de estar fisicamente presente no escritório. Se você já trabalha com as soluções do Google, tire proveito do Drive para criar e compartilhar ficheiros com a equipe.
- Programa de vídeo chamada: Durante o teletrabalho, é importante aumentar o número de reuniões e feedbacks com a equipe. Não só para o treinamento do novo funcionário, mas também para que este sinta-se integrado com a nova equipe.
- Software de recursos humanos. Um bom programa de RH, lhe oferecerá uma visão 360 da sua empresa e o ajudará a programar o onboarding dos funcionários. Além disso, ferramentas como a Factorial, auxiliam o dia a dia dos funcionários remotos. Já que monitoram as horas trabalhadas, turnos, ausências e, inclusive, as avaliações de desempenho.
Estas são só algumas plataformas que ajudarão o seu time a trabalhar remotamente e ser produtivo. Se precisa de mais soluções, leia o nosso artigo 22 Apps e ferramentas para otimizar o seu home office .
A integração com a equipe
O último passo, e um dos mais importantes dentro do onboarding online, é a integração do novo funcionário. Como ele trabalhará remotamente, é necessário tirar proveito de todas as soluções online e dos fortalezas da empresa para motivá-lo e integrá-lo.
Apresente o novo funcionário à equipe e aos responsáveis por ajudá-lo em cada tarefa e organize momentos descontraídos para uma maior integração. Com um colaborador que trabalha em casa isso pode parecer um pouco mais difícil, mas não é impossível.
O primeiro passo é programar reuniões e treinamentos com os membros da equipe. Depois, organize trocas de experiência com outros times, para que este tenha uma visão global da empresa. Mas isto não é tudo!
Os momentos de descontração também são importantes. Por isso, não hesite em propor jogos e afterworks entre os novos e antigos funcionários.
A sua empresa também está organizando onboardings online para os funcionários que trabalham remotamente? Se a resposta é sim, conte-nos como você define o que é onboarding, como é o processo e seus desafios. Sempre há novas maneiras de melhorar o setor de recursos humanos.
Avaliar o processo de onboarding
Após todas essas etapas, é muito importante ouvir os novos colaboradores sobre como foi o onboarding para eles. Se sentiram acolhidos e integrados? Quais foram as dificuldades enfrentadas? Já se sentem parte da cultura? E a tecnologia também pode ajudar nisso. Existem plataformas que realizam pesquisas de onboarding que disparam perguntas automaticamente após 7, 15 e/ou 30 dias, como a Pulses. O onboarding é um momentos mais importantes da jornada do colaborador, por isso é tão importante ouvir a percepção de quem está chegando sobre esse processo. E em tempos de trabalho remoto, ficou ainda mais importante.
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