Os departamentos de Recursos Humanos evoluem vertiginosamente. Não apenas pelas tendências do setor nos últimos anos, mas também pelo surgimento de novos conceitos. Como “cultura da empresa”, “salário emocional” e outros que colocam o bem-estar dos funcionários em primeiro plano. Já que estes passam a ser considerados como o ativo mais importante de uma empresa.
As empresas que passam mais tempo desenvolvendo a carreira dos seus funcionários são as que retêm melhor os seus talentos e as que têm a maior produtividade. Além disso, nos últimos dias, experimentamos um contexto social que forçou a aceleração do teletrabalho tanto no Brasil, como no mundo. Com a crise causada pelo coronavírus, começou a ser necessário gerenciar todos os aspectos dos recursos humanos em casa. Com software projetado especificamente para os sectores de RH.
Um software desenvolvido especificamente para o RH, auxilia na digitalização das empresas e na sua adaptação ao futuro (e ao presente). Além de oferecer um maior controle sobre o horário de trabalho e os documentos dos funcionários. Assim, os gestores possuem mais tempo para se concentrar nos talentos e nas estratégias que agregam valor à empresa.
À continuação explicamos, passo a passo, o que compõe um software de recursos humanos e como ele pode te ajudar na gestão da sua empresa.
Sumário
- O que é um software de Recursos Humanos?
- As vantagens de digitalizar o seu departamento de RH com um software
- Problemas resolvidos pelos programas de Recursos Humanos
- Tipos de Softwares de Recursos Humanos
- O que você deve se perguntar ao contratar um Software de Recursos Humanos?
- O que esperar de um bom programa de Recursos Humanos
- Experimente o software de Recursos Humanos da Factorial
- A opinião dos clientes da Factorial
O que é um software de recursos humanos?
Os profissionais Recursos Humanos precisam realizar muitas tarefas repetitivas no seu dia a dia. Como assinar contratos, revisar candidatos para um novo cargo, verificar a folha de ponto de cada trabalhador, ajustar os calendários de férias, demissões, onboardings…E tantas outras tarefas que merecem um artigo próprio.
Até recentemente, um gestor de Recursos Humanos costumava ser enterrado sob toda a papelada com a qual tinha que lidar. Mas as novas tecnologias já fornecem uma solução para automatizar alguns processos que costumavam levar horas. Um software de recursos humanos integrado é a solução para diferentes necessidades do departamento de RH.
Os softwares de recursos humanos “digitalizam” e automatizam as tarefas mais complicadas. Por quê? Além de economizar tempo, eles também visam evitar erros humanos. O intuito desses programas é facilitar o trabalho dos responsáveis por Recursos Humanos. Para que eles possam prestar atenção à gestão de pessoas, não apenas nas folhas de presença e nos bancos de hora. o.
Além disso, um programa de RH também ajuda a facilitar as negociações entre o departamento e os trabalhadores, e a comunicação.
As vantagens de digitalizar o seu departamento de RH com um software
Se trabalha no departamento de Recursos Humanos da sua empresa, é bem possível que passe horas exercendo tarefas manuais. Como aprovar férias, gerenciar folhas de pagamento, holerites, assinar documentos e, inclusive, se comunicar com os funcionários para que ele preencham a folha de ponto. Se identificou? Então você está no lugar certo.
Já percebeu que algumas dessas tarefas podem ser automatizadas? Sente que você está perdendo tempo? Que você não trabalha em coisas que podem transformar efetivamente os Recursos Humanos na sua empresa?
A digitalização dos departamento de recursos humanos chegou para melhorar o setor . Aqui está uma lista que vai te ajudar a entender este processo:
1. Menos erros
Se lembra que mencionamos anteriormente os erros humanos? Com isso, não estamos nos referindo apenas a uma falha no registro de horas, ou a pequenos erros como confundir um 4 com um 9 ao bater o ponto. Se todas as informações puderem ser facilmente armazenadas e consultadas, é possível, por exemplo, organizar as férias dos seus trabalhadores sem que estas se sobreponham.
2. Maior segurança
Proteger todas as informações confidenciais dos seus trabalhadores com uma chave em uma gaveta é a coisa menos segura do mundo. Os tempos mudaram e agora també existe a possibilidade de melhorar o seu sistema.
Quando os dados são hospedados na nuvem e criptografados, você pode fornecer usuários e permissões exclusivos para cada funcionário. Assim, eles acessam apenas os seus próprios documentos. Isto vai te economizar muito tempo, já que não é necessário procurá cada um deles fisicamente.
3. Transparência e melhor experiência dos funcionários
Isso vale tanto para o departamento de Recursos Humanos quanto para os trabalhadores. Mesmo que não passe por uma inspeção do Ministério do Trabalho. Tenha controle total de todas as informações do RH para que fique claro quando elas foram criadas e onde encontrá-las.
Através de um programa intuitivo, é possível melhorar também a experiência dos funcionários. Já que você acessa facilmente todas as suas informações.
4. Informações sempre atualizadas
Com alguns cliques, você pode enviar documentos e solicitar a assinatura do colaboradores. Além disso, um software integrado de recursos humanos, permite que faça alterações nas informações inseridas no programa. Considerando que este reduz a função administrativa, a atualização dos dados levará muito menos tempo. Isso, se a alteração não for automática, o que reduz este tempo a zero.
5. Disponibilidade imediata de qualquer documento
Chega de gastar uma hora procurando um papel que ” não sei aonde colocaram”. Em alguns segundos, vpocê tem em mãos o documento que precisa.
6. Melhor organização da empresa
Com as informações mais ordenadas, claras e disponíveis para todos, a organização da empresa melhora, assim como a comunicação interna.
Com um Software de Recursos Humanos que possui um organograma da empresa, todos os funcionários saberão com quem entrar em contato. Inclusive, se quiserem trabalhar com uma equipe ou fazer uma consulta sobre um processo específico. Além disso, com a possibilidade de atribuir permissões aos supervisores, a gestão é distribuída igualmente entre todos.
7. Monitoramento e acompanhamento de processos
Isso tem a ver com transparência e a possibilidade de acessar todos os dados necessários. Quando você tem todas as informações na palma da sua mão, é muito fácil detectar possíveis erros a tempo, analisar os dados, criar relatórios e tirar conclusões mais significativas.
E tudo isso pode ser resumido em dois conceitos: economia de tempo e eficiência. Isso inevitavelmente leva a uma melhoria na produtividade, a começar pelos departamentos de Recursos Humanos. Além de ajudar todos os trabalhadores de forma geral.
Problemas resolvidos pelos programas de Recursos Humanos
Sim, tudo isso é muito bom e muito promissor. Mas como um software para Recursos Humanos afeta uma empresa, na prática? Abaixo, abordamos todos os problemas que este tipo de solução resolve.
Gestão de documentos e assinatura digital
Com um software de gestão de documentos, você pode armazenar todos os documentos da sua empresa num único lugar. O que é muito mais seguro porque você pode decidir o que é público, o que é privado, o que precisa de permissão de acesso e quais usuários têm acesso exclusivo.
Com esse tipo de solução, você também terá assistência na gestão das folhas de pagamento e holerites. E os incidentes e variáveis dos salários podem ser processados mais facilmente.
Além disso, em programas como o da Factorial oferecemos a assinatura digital. Com ela, você pode otimizar qualquer gestão relacionada à contratos ou a outros documentos de onde quiser!
Folha de ponto e controle do horário dos funcionários
Um software de relógio de ponto permitirá que os colaboradores registrem o seu horário de trabalho. Há programas que oferecem diferentes maneiras de registrar o ponto. Basta que o seu departamento de RH escolha o que melhor se adapta às necessidades da sua empresa.
Esse tipo de solução reduz o absenteísmo e ajuda a regular as horas extras.
Controlo de ausência e calendário da equipe
Imagine ver facilmente as próximas ausências dos seus funcionários e organizar os seus turnos com mais eficiência. Com um software específico para isso, é possível ter essas informações sempre atualizadas e disponíveis para consulta. Assim, você sabe quais os dias de férias restantes de cada trabalhador, as férias utilizadas … pode até criar ausências personalizadas, dependendo da solução que escolher!
Com esse dados, terá a possibilidade de administrar melhor as equipes e as políticas de férias que preferir.
Recrutamento e seleção de novos talentos
Se você busca um portal de carreiras que atraia a atenção dos profissionais mais preparados, precisa de um software ATS. Crie ofertas de emprego, acompanhe os candidatos e esqueça o filtro manual de currículos.
Um software de Recursos Humanos completo também permitirá que você ponha em prática um plano de onboarding automatizado e integrado com os dados da sua empresa. Com isso, é possível melhorar a satisfação do trabalhador desde que é um candidato.
Avaliação de desempenho e produtividade
Se você medir a produtividade dos seus funcionários e os resultados de suas tarefas, poderá ajustar suas estratégias. Além de entender como ajudá-los de maneira mais eficiente.
Escolha o tipo de avaliação de desempenho que acha que funcionará melhor e aplique a mais adaptada à empresa. Em seguida, obtenha relatórios e analize as informações.
Coleta e análise de dados
Quando todas as informações da sua empresa estão no mesmo lugar, é fácil extrair relatórios que te ajudam a tomar decisões com base em dados qualitativos.
Se precisar executar processos como os salários pagos por mês, por exemplo, terá todas as informações de maneira automática. Além de economizar muito mais tempo nessas tarefas manuais.
Portal do colaborador
Quando um colaborador tem acesso às informações necessárias, a equipe também economiza tempo. Em vez de consultá-lo, ele irá diretamente ao software, o que também será positivo para o funcionário. Tudo o que você precisar fazer relacionado aos Recursos Humanos da empresa será muito mais rápido e não tomará o tempo que pode gastar em outras tarefas.
Tipos de software de recursos humanos
Existem muitas soluções que visam solucionar problemas específicos que os departamentos de RH das empresas podem ter.
Por exemplo, há os softwares de relógio de ponto, que podem fornecer opções variadas. Como os sistemas de registro da jornada de trabalho pelo computador, os que usam impressões digitais ou um código QR, etc. Há também softwares específicos para a gestão de documentos ou HRIS, projetado para os holerites, contracheques e a administração de documentos em geral. Existem muitas soluções, e você pode escolher uma mais específica ou outra que cubra várias frentes (ou todas).
Entre os softwares que buscam solucionar mais de um problema e, assim, se tornarem “a única solução”, devemos distinguir entre:
Softwares instalados em um dispositivo
Precisam de um download e da instalação, pois são programas físicos que precisam estar em um computador ou outro dispositivo.
Softwares hospedado na nuvem
Não precisam de download ou instalação e estão completamente on-line. Além de fornecer uma maior segurança por não depender de nenhum tipo de suporte físico, são mais econômicos e acessíveis.
O que você deve se perguntar ao contratar um Software de Recursos Humanos?
Nem todas as empresas se beneficiarão do mesmo tipo de software de recursos humanos. Além disso, hoje existem muitas opções para escolher. Por isso, é necessário fazer algumas perguntas a si mesmo antes de escolher uma ou outra.
Quais são as necessidades do seu departamento de RH? E da empresa?
Investigue esse ponto antes de começar a procurar soluções. Pergunte a si mesmo se você realmente precisa de um Software de Recursos Humanos ou se ainda não chegou a hora. Uma boa estratégia é dedicar tempo às suas tarefas e cronometrá-las.
Faça uma lista com os encargos do sector de RH e visualize como seria o seu dia a dia com um programa especializado. Existe uma diferença substancial? Encontre os pontos mais conflitantes no seu departamento e veja se eles poderiam ser resolvidos com um Software de Recursos Humanos.
Quantos funcionários há na empresa? Quais são os seus perfis?
A quantidade de trabalho que você possui como responsável de Recursos Humanos não será a mesma para 5 funcionários e para 50. Isso também determinará o tipo de software que funciona melhor para você. Por exemplo, se tiver mais funcionários, é mais interessante ter uma solução que te permita enviar documentos em massa para todos, e não um por um. Muitas vezes, o tamanho da equipe também determina o preço do programa, portanto esse é um ponto importante.
Você tem na sua equipe colaboradores que não vão ao escritório, mas que precisam registrar o horário de trabalho mesmo assim? Eles são especialistas em tecnologia ou precisam de uma solução simples e fácil de usar? Precisarão de um software que também esteja disponível em dispositivos móveis?
Pense em como os seus colaboradores poderão se adaptar ao software no dia a dia. Ou, melhor, pense em como o software pode se adaptar a eles e às suas rotinas.
Issp é o que você deve esperar de um bom Software de Recursos Humanos
Agora que já sabe o que precisa, deve estar interessado em saber o deve incluir um programa de RH adaptado a si. Aqui estão nossas dicas para escolher o melhor software de recursos humanos.
Armazenamento de informações na nuvem
Algumas pessoas que se sentem mais seguras com um meio mais “físico”, que só pode ser usado em computadores comerciais. No entanto, a maioria das empresas necessitam fornecer acesso fácil à plataforma de qualquer lugar. Principalmente se costumam ter funcionários que trabalham em escritórios diferentes ou remotamente.
Além disso, a possibilidade de armazenar todas as informações na nuvem tem uma vantagem adicional de segurança. O que nos leva ao próximo ponto.
Segurança e privacidade
Os dados de um trabalhador são um assunto delicado. Como gestor você deve sabe disso mais do que ninguém.
O programa que você escolher terá que garantir a segurança da sua equipe e cumprir os mais rigorosos padrões para alcançá-la. Mas não é só isso! Também deve permitir que você atribua permissões para revisar certos dados, para que cada funcionário saiba quem tem acesso às informações e quem não. Além disso, é necessário ter uma página única para cada colaborador onde somente ele poderá aceder às suas informações.
Um portal do colaborador que seja intuitivo
Será que é uma boa ideia ter um programa em que você e seus funcionários gastam mais tempo para aprender a usar do que solucionar problemas e otimizar processos?
O objetivo desse software é te ajudar nas suas tarefas e também permitir que os funcionários realizem o registro de horário de trabalho ou a assinatura de documentos mais rapidamente.
Sincronização automática
Se falamos de um software de gestão de ausências, estas precisam ser atualizadas automaticamente quando um funcionário faz alguma modificação. Assim, as informações estarão sempre atualizadas e será mais fácil trabalhar com elas. Neste caso, processos como o onboarding de funcionários ou o envio de documentos podem ser automatizados. Isto economiza muitas horas de trabalho.
Da mesma forma, este programa deve ser integrado às ferramentas que você utiliza no seu dia a dia.
Adaptado à reforma trabalhista (com atualizações)
Além de cumprir os regulamentos de segurança de dados e o GDPR, esse software deve se adaptar à reforma trabalhista.
Além disso, é importante que esse programa evolua como as leis. A sua solução de ser sempre adaptada às mais recentes modificações dos diferentes regulamentos. Assim, você garante que está no caminho correto e não terá problemas com possíveis inspeções de trabalho.
Experimente o Software de Recursos Humanos da Factorial
Na Factorial, queremos fornecer aos departamentos de Recursos Humanos a melhor ferramenta. A que resolve todos os seus problemas e se ajusta às suas necessidades.
Quer saber como a Factorial ajudou outras empresas? Compartilhamos aqui a opinião da Visor.ai, um dos nossos clientes, neste artigo: Como a Visor.ai Escala o seu Negócio em Tempos de Trabalho Remoto
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