Os Recursos Humanos modernizaram-se, acompanhando os avanços nas metodologias de trabalho do mercado, de uma maneira geral. A automatização dos processos é uma realidade com a qual empresas e profissionais devem lidar. Com isso, surgiram no mercado, diferentes tipos de software de Recursos Humanos.
Alguns têm funções específicas, ao passo que outras plataformas oferecem serviços mais completos. Os profissionais de RH, atualmente, devem saber utilizar estas plataformas. Mais do que isso, precisam de ter segurança para orientar a empresa, no caso de esta necessitar trocar de serviço ou digitalizar-se, se ainda não o fizeram.
Para ajudar você a se manter atualizado relativamente às opções disponíveis no mercado, fizemos este artigo. Vamos explicar as principais opções nos seguintes tópicos:
- Por que adotar um software de Recursos Humanos?
- Quais são os principais tipos de software de Recursos Humanos?
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Se deseja entender melhor como levar a sua empresa para uma gestão moderna e digital, basta continuar a leitura!
Por que adotar um software de Recursos Humanos?
Havia um tempo quando os Recursos Humanos era um departamento que lidava com as burocracias da empresa, mas isto ficou para trás. A gestão de pessoas tornou-se numa área estratégica das organizações, uma vez que grande parte do sucesso dos negócios está em ter uma equipe dedicada e alinhada aos objetivos da empresa.
No dia a dia de trabalho, as tarefas operacionais tomam um tempo precioso dos profissionais de RH, que poderia ser empregado em funções com maior valor agregado. Nesse sentido, os softwares de gestão de RH cumprem um papel fundamental.
Estes serviços automatizam os processos, liberando os profissionais para a tomada de decisões e para encontrar soluções criativas para os desafios da rotina.
Outra mais-valia importante trazida pelos diferentes tipos de software de Recursos Humanos é a segurança. Esses serviços permitem conceder diferentes graus de acesso a cada colaborador, garantindo a privacidade e a segurança das informações.
Ademais, os dados são armazenados em servidores na nuvem. Mesmo se houver um grande problema com a rede da empresa, as informações salvas no software não serão afetadas.
Quais são os principais tipos de software de Recursos Humanos?
Atualmente, existem serviços para ajudar os profissionais de Recursos Humanos nas principais tarefas operacionais. Vejamos mais detalhes sobre elas a seguir.
Software de relógio de ponto e controle de frequência
O controle de frequência é uma tarefa essencial do departamento de RH. Registrar o horário de entrada e saída é um dever e um direito do trabalhador. Assim como, o balanço das horas trabalhadas está diretamente relacionado ao processamento da folha de ponto.
Com o aumento dos profissionais em teletrabalho, o desafio do controle de frequência tornou-se ainda maior. Mas é facilmente superado com a ajuda de um software de relógio de ponto, principalmente se o programa escolhido tiver armazenamento na nuvem. Além disso, o colaborador pode usar o celular ou escanear via QR Code ao chegar na empresa e assim, registrar seu horário.
Estes programas permitem que os colaboradores registrem o ponto onde estiverem. Isto significa que o controle de frequência é muito mais preciso, e o processamento da folha de ponto, simplificado.
Software de gestão de ausências
Férias, licença de maternidade ou licença paternidade, licenças médicas, viagens… São muitos os motivos que podem levar os colaboradores a estarem ausentes do local de trabalho. O RH deve ter o controle de todas estas ocasiões, uma vez que podem interferir no processamento das folhas de pagamento e, algumas vezes, requerem até mesmo a contratação de substitutos.
Em empresas com um grande número de colaboradores, a gestão das ausências pode ser uma tarefa bastante exigente. Portanto, a tecnologia mostra-se uma importante aliada para o profissional de RH.
Além de uma visualização mais simples e organizada, o software automatiza também o pagamento dos benefícios, quando devidos. Assim, a empresa evita problemas de possíveis atrasos, comum com as planilhas de férias, ausências e folgas.
Software de recrutamento e seleção
O recrutamento e a seleção de talentos são um dos maiores desafios dos departamentos de RH dos dias de hoje. Não basta encontrar o candidato com as melhores qualificações, é necessário encontrar aquele com o melhor fit com a cultura da empresa.
A automatização dos processos de recrutamento e seleção garante uma maior eficiência e mais produtividade. Os softwares de recrutamento e seleção permitem a gestão dos anúncios das vagas e a construção de um employer branding mais robusto. Como consequência, a empresa passa a atrair candidatos de mais alto nível para as vagas.
Nessas plataformas, é possível centralizar todos os documentos dos candidatos. Além disso, o analista ou gestor de RH consegue publicar automaticamente as vagas nos principais portais de empregos em Recursos Humanos.
Software de monitorização de indicadores
Para ser estratégica e aportar com dados, a área de RH de uma empresa precisa de objetivos claros e mensuráveis. Assim, será necessário monitorizar os dados, para saber se a organização está caminhando na direção das metas estabelecidas.
Para isso, o departamento de RH terá que determinar os indicadores, ou KPI (do inglês, Key Performance Indicators) que demonstram a progressão das ações. A melhor maneira de fazer isso é através de um software de monitorização de indicadores.
No sistema, basta inserir quais são os KPIs analisados e quais os parâmetros, e a plataforma faz o acompanhamento em tempo real. O programa facilita também a geração de relatórios, que permitem uma análise constante e adaptação das ações sempre que necessário.
Software de cálculo da folha de pagamento e recibos de vencimento.
O registro das folhas de pagamento e das variáveis de salário é uma atividade de altíssimo grau de responsabilidade no departamento de RH. Por isso, quando é feita manualmente, esta tarefa requer várias horas de dedicação do analista de Recursos Humanos.
As coisas são bem diferentes quando este processo é automatizado num software de processamento das variáveis de salários. Estes programas costumam estar integrados ao relógio de ponto digital. Portanto, o cálculo das variações de salário e o processamento das folhas de ponto é feito automaticamente pelo sistema.
Outra tarefa que pode ser realizada por este software é a gestão das folhas de pagamento, com os dados atualizados de cada colaborador todos os meses.
Esta tecnologia torna o processo de emissão dos referidos documentos, ao reduzir as possibilidades de erros no preenchimento dos dados ou no cálculo manual das variações. Além disso, poupa várias horas do profissional de RH, que pode dedicar o seu tempo a tarefas mais valiosas para a empresa.
Plataformas de gestão de RH
Mais do que somente reduzir a quantidade de papéis nos escritórios, a digitalização possibilita a integração dos processos numa única plataforma. Isto significa que, ao inserir os dados em uma etapa, estes ficarão disponíveis no sistema para processos posteriores.
A unificação dos bancos de dados otimiza o tempo do profissional de Recursos Humanos. Além disso, há uma redução nas possibilidades de erros, uma vez que os dados devem ser inseridos uma única vez, e depois ficam disponíveis dentro do sistema.
Uma das possibilidades extras que essas ferramentas oferecem é a criação de uma área do colaborador. Nesse espaço, cada profissional da empresa terá a possibilidade de acompanhar as suas informações pessoais, documentos e ter acesso a outras funcionalidades que facilitam o sua rotina.
A Factorial é uma das mais completas plataformas de gestão de RH disponíveis no mercado. A ferramenta oferece todas as funcionalidades referidas ao longo do artigo e muito mais. Tudo apresentado de uma forma intuitiva e user friendly, o que facilita o onboarding de novos colaboradores.
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Texto de Raquel Sodré e tradução de Maria Esther Castedo
